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Call Center Scheduling Manager




Category

Total Operations

Job Location

Canada

Additional Locations

  • Vancouver, British Columbia
  • Calgary, Alberta
  • Montreal, Quebec
  • Toronto, Ontario
  • Winnipeg, Manitoba

Tracking Code

18225

Position Type

Full-Time/Regular

Who We Are:

Ipsos is one of the world’s largest research companies and currently the only one primarily managed by researchers, ranking as a #1 full-service research organization for four consecutive years. With over 75 different data-driven solutions, and presence in 90 markets, Ipsos brings together research, implementation, methodological, and subject-matter experts from around the world, combining thematic and technical experts to deliver top-quality research and insights. Simply speaking, we help the biggest companies solve some of their biggest problems, serving more than 5000 clients across the globe by providing research, data, and insights on their target markets. And, we’re proud to share we’ve received our Great Place to Work Certification for 2022!

 

About Total Operations:

In our world of rapid change, the need for reliable information to make confident decisions has never been greater. Ipsos is a global market research company that believes clients need more than a data supplier, they need a partner who can produce accurate and relevant information and turn it into actionable truth. We base our partnership on advanced technological solutions and methodologies led by industry experts. Ipsos Interactive Services (IIS) is the operations division that offers a full range of online, survey-based services to our internal Client Service team members.  

 

What you can expect to be doing:

This position reports directly to the Field Management Team and works collaboratively with other center staff. The Scheduling Manager is responsible for reviewing Interviewer schedules, updating hours available across North America and daily assignment of hours to the programs in field. In this role, you must manage people’s expectations in a proactive and positive manner. The dynamic business needs also require the ability to stay cool under pressure and to juggle changing priorities through excellent time management skills.

 

What success in this role looks like:

· Ensure all Interviewer weekly schedules (~230) are updated into the system on a regular timeframe and follow up for those missing information

· Timely written communication provided when work schedules are adjusted to match business needs across North America

· Follow up to interviewer requests such as make up shifts, change to a schedule, time off, LOAs or vacation pay

· Escalation to management when scheduled hours do not correspond to business needs and vice versa

· Collaboration and Teamwork between Project Management, Field Managers, and Interviewers

· Proactive and will be attuned to the scheduling for upcoming holidays, project field dates, and calling windows (time zones) in the case of scheduling changes

· Weekly updates with the management team

· Nurture vendor relationships: update competitive intelligence, book hours and internal logs for compliance

· Informs recruitment coordinator on attrition and hiring planning

 

This might be the job for you if you have:

· Minimum 1 year Call Centre experience.

· High School Diploma or equivalent. Relevant college or university courses an asset.

· Proven track record of excellent attendance and punctuality

· Well-developed and effective interpersonal skills are required.

· Basic Project Management knowledge/application an asset

· Excellent written and verbal skills

· Knowledge of Microsoft Office Suite applications required, particularly Excel and Word

· Must be available to work Mon-Friday, 9-5pm

· French bilingual would be an asset.

 

If you don’t meet 100% of the requirements, we encourage all who feel they might be a fit for the opportunity to apply. We may consider a variety of backgrounds for a particular role and are also committed to considering candidates for available positions throughout our organization, not just the one you’re applying to!

 

What’s in it for you:

At Ipsos you’ll experience opportunities for Career Development, an exceptional benefits package (including generous PTO, healthcare plans, wellness benefits), a flexible workplace policy, and a strong collaborative culture.

To find out more about all the great reasons to work at Ipsos, how we’re making an impact around the world, and more about our benefits and employee programs, please visit: US - https://www.ipsos.com/en-us/careers/opportunities-ipsos CA - https://www.ipsos.com/en-ca/opportunities-ipsos

 

Commitment to Diversity

Ipsos recognizes the necessity of building an inclusive culture that values each employee’s individuality and diverse perspectives. For more than 40 years, our mission has been to generate and analyze data about society, markets, brands, and behaviors to provide our clients with the insights that elevate their understanding of the world. This could not be fulfilled without Ipsos’ diverse employees who compile and analyze this data—they are the essence of who we are and what we do.

We are committed to providing equal opportunity to all employees, creating an environment that promotes inclusion, and enabling employees from all walks of life to flourish. Ipsos encourages our employees to act in a respectful and responsible manner, in line with code of best practices concerning diversity and inclusion, human rights, equality, and civility for every individual.

Ipsos is An Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to age, race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, protected veteran status, or any other protected class and will not be discriminated against on the basis of disability.

 

Chez Ipsos, notre spécialité, ce sont les études de marché. Nous connaissons les chiffres. Nous comprenons les gens. Et nous obtenons des résultats. Voilà pourquoi tant de marques et d’organisations de premier plan dans le monde entier se tournent vers nous pour combler leurs besoins en matière de recherche.

Présente dans plus de 80 pays, l'entreprise est non seulement l'un des chefs de file mondiaux dans le domaine des études de marché basées sur des sondages, mais également l’une des sociétés les plus prospères et les plus rapides à se développer du secteur. Nos études se concentrent sur cinq domaines de spécialisation, à savoir la publicité, le marketing, l’opinion publique, la fidélité et les médias. Notre travail est quant à lui axé sur nos collaborateurs et nos clients.

Est-ce que cela semble être le bon endroit pour votre carrière? Partagez notre passion. Apportez votre contribution à notre réussite. Rejoignez-nous et, vous aussi, soyez fier de faire partie des effectifs d'Ipsos.

Ipsos Direct, chef de file mondial des études de marché hors ligne, détient actuellement le plus grand service de sondages téléphoniques assistés par ordinateur (CATI) d'Amérique du Nord. Ce dernier mène à bien plus de 300 000 études de marché par téléphone chaque année, qui portent sur divers sujets, et le poste de gestionnaire du calendrier y est à pourvoir.

 

Gestionnaire du calendrier du centre d'appels

 

Récapitulatif du poste

Le titulaire de ce poste relèvera directement de l’équipe de gestion sur le terrain et collaborera avec les autres membres du personnel du centre. Il incombera au gestionnaire du calendrier de passer en revue les calendriers des responsables des sondages, de mettre à jour les heures disponibles dans toute l’Amérique du Nord, et d’affecter quotidiennement les heures aux programmes sur le terrain. Dans ce rôle, vous devrez gérer les attentes des collaborateurs de manière proactive et positive. Afin de combler les besoins dynamiques de l’entreprise, le titulaire du poste devra savoir faire preuve de sang-froid lorsqu'il sera sous pression et jongler avec les priorités évolutives grâce à d’excellentes compétences en gestion du temps.

 

Principales responsabilités

· Veiller à ce que tous les calendriers hebdomadaires des responsables des sondages (~230) soient mis à jour dans le système, et ce, à intervalles réguliers, et assurer le suivi des renseignements manquants

· Communiquer par écrit et en temps opportun lors de la phase d'adaptation des calendriers de travail aux besoins de l’entreprise dans toute l’Amérique du Nord

· Assurer le suivi des demandes des responsables des sondages relatives aux quarts de travail de rattrapage, aux changements de calendriers et aux congés, qu'ils soient autorisés ou payés

· Informer la direction lorsque les heures prévues ne correspondent pas aux besoins de l’entreprise et vice versa

· Assurer la collaboration et le travail d’équipe entre les gestionnaires de projets, les directeurs de terrain et les intervieweurs

· Adopter une attitude proactive et être à l’écoute des perspectives de planification, c.-à-d., prendre en compte les vacances à venir, les dates clés des projets, et les fenêtres d’appel (fuseaux horaires) en cas de modification des calendriers

· Organiser des mises à jour hebdomadaires avec l’équipe de gestion

· Entretenir des relations avec les fournisseurs : mettre à jour la veille concurrentielle, consigner les heures et établir des registres internes à des fins de conformité

· Communiquer le taux d’attrition et la planification de l’embauche au coordinateur du recrutement

 

Le candidat idéal devra posséder les compétences et l’expérience suivantes

· Au moins un an d’expérience au sein d'un centre d’appels.

· Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Cursus universitaire dans un domaine pertinent, un atout.

· Capacité avérée à faire preuve d'une assiduité et d'une ponctualité excellentes

· Compétences interpersonnelles développées et efficaces requises.

· Connaissances et expérience dans le domaine de la gestion de projets de base, un atout

· Excellentes compétences écrites et orales

· Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office requise, en particulier Excel et Word

· Candidat disponible du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h

· Maîtrise bilingue du français, un atout.

 

Comment postuler

Vous souhaitez rejoindre une organisation de premier plan qui s’engage à satisfaire ses clients au-delà de leurs attentes? Veuillez soumettre en ligne, sur www.ipsos-na.com, un curriculum vitae détaillé démontrant que vous disposez de l’expérience et des capacités recherchées.

 

Ipsos est un employeur qui prône l’égalité des chances.

 

Nous remercions tous les candidats; toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes présélectionnées pour un entretien.

 

#LI-VA2

#LI-Remote


Job Duration

Regular/At-Will

This position is located in Canada. View the Google Map in full screen.



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